Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Afvalindustrie werkt efficiënter met workflows (video)

10 augustus 2018
Partners & Relaties,
0 Reacties
Workflows afvalindustrie efficiënter werken Waste Insight AFAS PieterBas Automatisering

De efficiëntie van een organisatie verbeteren. Dat kan met de workflows in AFAS-software, samen met PieterBas Automatisering kernpartner van Waste Insight. Administratieve processen, zoals verlofaanvraag of het volgen van inkoopfacturen, worden volledig geautomatiseerd afgehandeld. Behalve dat daardoor de doorlooptijd afneemt, is ook  de betrouwbaarheid van de administratie groter.  Doordat Waste Insight werkt als één ICT-systeem worden gegevens uit de workflows ook automatisch uitgewisseld tussen AFAS en PieterBas, blijkt uit twee voorbeelden. Dat scheelt werk en tijd, en daarmee kosten.

Geen onnodig werk

Met workflows verlopen processen altijd volgens een vaste structuur waardoor een betere bewaking van de doorlooptijd mogelijk is. Hierdoor kunnen leidinggevenden betere beslissingen nemen en houden ze meer tijd over voor andere belangrijke werkzaamheden. Met een goede inrichting van workflows wordt onnodig administratief werk geautomatiseerd. Medewerkers hebben daardoor meer tijd voor hun kerntaken en krijgen ruimte om te innoveren. Behalve dat is op elk moment duidelijk in welke stap van het proces een taak zich bevindt en wie er verantwoordelijk is. Tegelijkertijd worden medewerkers op basis van de informatie in de flow automatisch op de hoogte gehouden van de status. Dat zorgt voor duidelijkheid en transparantie.

Voorbeeld workflow: verlof aanvragen

De aanvraag komt binnen bij de geautoriseerde en wordt daarna inclusief beslissing teruggestuurd naar de aanvrager. Zogeheten conditionele workflows gebruiken gegevens uit de software in het beslisproces waardoor workflows sneller gaan en een deel van de werkzaamheden achterwege kan blijven. Medewerkers die verlof aanvragen in AFAS worden daarna automatisch geblokkeerd in de planning van PieterBas. Behalve dat zijn alle betrokken afdelingen direct daarna via de mutaties in PieterBas op de hoogte.

Voorbeeld workflow 2: inkoopfacturen

Met de workflow ‘Inkoopfactuur’ volgen en bewaken bedrijven inkoopfacturen; van het inboeken, beoordelen en accorderen, tot vrijgave voor betaling en de uiteindelijke betaling. Ingeboekte inkoopfacturen worden automatisch geblokkeerd voor betaling. Zodra de factuur is goedgekeurd en vrijgegeven voor betaling gaat deze automatisch mee in de betaalopdracht. Factuur die niet worden geaccoordeerd, komen terug bij de verantwoordelijke medewerker die zonodig eerst veranderingen kan doorvoeren. In AFAS ingeboekte inkoopfacturen kunnen als extra controle worden vergeleken met de vanuit PieterBas aangemaakte verplichtingen.

Een workflow in vijf stappen

Workflows zijn standaard onderdeel van AFAS of kunnen worden gebouwd, afgestemd op de specifieke situatie en wensen van bedrijven. Daardoor zijn ze helemaal afgestemd op de behoeftes van een organisatie. Bedrijven in de afvalindustrie kunnen in vijf handige stappen met workflows aan de slag:

  1. Processen in kaart brengen: beschrijf de gewenste werkwijze en definieer alle stappen.
  2. Processen uitwerken: begin simpel en overzichtelijk. Beschrijf eerst de standaard, voeg daarna de uitzonderingen toe.
  3. Condities gebruiken: ingestelde condities bepalen het verloop van de workflow. Bedenk daarom goed welke acties automatisch moeten worden afgehandeld.
  4. Workflows monitoren: controleer na het inrichten van workflows of ze ook het gewenste effect hebben. Wordt het proces er ook daadwerkelijk efficiënter, effectiever en flexibeler van? Weet iedereen wat hij/zij moet doen? Is er terugkoppeling?
  5. Workflows evalueren: kan het nog slimmer, efficiënter en effectiever? Alleen dan zorgen workflows voor meer snelheid en meer tijd, en wordt het proces simpeler en makkelijker.

Waste Insight werkt als één ICT-systeem

Waste Insight is het hybride ERP-systeem waarmee bedrijven in de Vlaamse en Nederlandse afvalindustrie organisatiebreed al hun processen digitaliseren en automatiseren, zowel de complete afvallogistiek als financials, CRM en HR. AFAS Software en PieterBas Automatisering namen bijna vijf jaar geleden het initiatief tot Waste Insight. De twee kernpartners hebben de afgelopen decennia hun sporen verdiend. AFAS met software voor het automatiseren van administratieve processen, HR en CRM. Met de software van kernpartner PieterBas automatiseren bedrijven in de afvalindustrie al drie decennia al hun logistieke afvalprocessen. Van plannen, het onderweg mobiel afhandelen van orders, onbemand wegen met de WeegApp tot en met digitaal factureren. Waste Insight werkt als één ICT-systeem. Zo is er een centrale debiteuren- en verplichtingenadministratie. Ook worden chauffeurs die zichzelf in AFAS ziekmelden automatisch in PieterBas geblokkeerd. Alle koppelingen zijn gecertificeerd en worden elke 24 uur getest.

Meer weten?

Meer weten over workflows? Kijk dan op deze pagina op de AFAS-website, lees ‘workflows als vliegwiel voor je organisatie‘ of bekijk de video’s hieronder. Wilt meer weten hoe Waste Insight werkt voor de afvalindustrie? Lees dan de blogpost met de drie praktijkvoorbeelden. Of neem contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl Wilt u weten welke koplopers in de afvalindustrie al kozen voor Waste Insight? Kijk dan op de klantenpagina.

Of blijf op de hoogte en volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn.

Reageer op dit artikel