Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Baetsen maakt efficiëntieslag met digitale documenten

13 september 2013
Waste, Klanten & projecten, Geen onderdeel van een categorie,
0 Reacties

Dagelijks zo’n 700 bonnen verwerken om te kunnen factureren: 300 begeleidingsbrieven en 400 weegbonnen. Daarvoor stond de printer bij de Baetsen Groep elke dag zeker een goed uur te printen. Minder handling om daardoor een efficiëntieslag te kunnen maken, was de reden waarom de afvalverwerker gefaseerd alle documenten in de afvalinzameling en -verwerking heeft gedigitaliseerd. Het gaat om de drie belangrijkste papierstromen: de transportbon/begeleidingsbrief, de weegbon en de facturen.

‘We zijn begonnen met de weegbonnen en de facturatie’, leggen Tom Bazelmans en Jack Sillekens van het bedrijf uit. ‘Deze documenten konden relatief eenvoudig binnen de bestaande processen worden gedigitaliseerd.’ Daarna volgden de opdrachtbonnen en digitale begeleidingsbrieven. ‘Hiervoor is een integratie met de boordcomputers in alle vrachtwagens nodig. Bovendien verandert de werkwijze van zowel de planners als chauffeurs. Daar hebben we dus wat meer tijd voor genomen.’

Administratie is papierwinkel
De Baetsen Groep is een 25 jaar oud familiebedrijf dat in de loop der jaren de kernactiviteit, transport, uitbreidde met afvalverwerking en -recycling en container- en kraanverhuur. Recent kwamen daar de verwerking van bouwstoffen bij en de recycling van kunststoffen. Tot de groep behoren in totaal 13 bedrijven. Het administreren van het papierwerk van al die ‘dochters’ is een flink klus. ‘Dagelijks moeten in totaal zo’n 300 begeleidingsbrieven en 400 weegbonnen worden verwerkt om te kunnen factureren’, rekent Sillekens voor. ‘Per maand gingen er zo’n 100 dozen papier door.’

Digitalisering reduceert volgens hem behalve de enorme berg papier vooral ook de handling waarmee Baetsen kosten zowel kosten als tijd bespaart. Tijd die het bedrijf wil besteden om het serviceniveau aan de klanten te verbeteren, bijvoorbeeld door direct digitaal per locatie de weeggegevens af te geven. Digitalisering heeft ook als voordeel dat we intern de efficiëntie kunnen verhogen, vult Bazelmans hem aan. ‘We kunnen bijvoorbeeld bepaalde informatie sneller terugvinden en hoeven niet eerst tijd te verspillen door in mappen zoeken.’

Digitalisering draagt bij aan duurzaamheid
Hij noemt nog een reden waarom de overstap naar de elektronische weegbon, begeleidingsbrief en factuur belangrijk is. ‘In 2010 hebben we als Baetsen Groep onze missie en visie bepaald. Duurzaam is daarbij als een van de kernwaardes bepaald. We willen als bedrijf milieuverantwoord bezig zijn en bijdragen aan een duurzame samenleving.’ Digitalisering van de papierstromen is daarvoor volgens hen geen verplichting. ‘Maar we willen wel laten zien dat we echt milieubesparend handelen door papier te vervangen door digitale informatie. Buiten de voordelen van digitalisering vinden we daarom het milieuaspect net zo belangrijk, benadrukken ze.

Op de hoogte blijven?
Volg ons op Twitter of LinkedIn en blijf op de hoogte van Waste Insight en hybride ERP-systemen.

Wilt u meer weten over een hybride ERP-systeem en de mogelijkheden die Waste Insight u kan bieden? Neem dan contact op met Arjen Cornelisse, telefoon (024) 3585820 of e-mail acornelisse@waste-insight.nl

Reageer op dit artikel