Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Digitale handtekening rechtsgeldig en met één druk op de knop gezet (video)

27 februari 2019
Partners & Relaties,
0 Reacties
Digitale handtekening document digitaal ondertekenen AFAS Software PieterBas Automatisering Waste Insight

Belangrijke documenten digitaal ondertekenen. Dat kan via de workflow van AFAS, samen met PieterBas kernpartner van Waste Insight. Digitaal een handtekening zetten is juridisch geldig en heeft een grote bewijskracht. Bovendien werkt het makkelijk en levert het een kostenbesparend op.

Meer weten? Lees dan de antwoorden op de meest gestelde vragen over de digitale handtekening op de AFAS-website of kijk in de Knowledge Base.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Ja, bij een elektronische handtekening wordt een gekwalificeerd certificaat gebruikt voor het identificeren van de ondertekenaar. Hiermee voldoen bedrijven in de afvalindustrie aan de meest zware bewijslast. Ze zijn daardoor altijd verzekerd van een rechtsgeldig én te bewijzen juist ondertekend document.  Doordat ook alle stappen die zijn doorgelopen inzichtelijk zijn, is er altijd een volledige bewijskracht voor de elektronische handtekening.

Welke documenten kunnen digitaal worden ondertekend?

Alle documenten; van arbeidscontract, loonbelastingverklaringen, offertes tot ontbindingsovereenkomsten, orders, adviesdocumenten, aktes tot vaststellingsovereenkomsten. Zelfs externe documenten kunnen worden ingestuurd in het dossier en worden voorzien van een digitale handtekening.

Hoe werkt digitaal ondertekenen

Ondertekenen gebeurt via de workflow. Documenten komen daardoor altijd bij de juiste personen met de juiste bevoegdheid. Als het document klaar is om voor akkoord te ondertekenen, staat er op het intranet een taak klaar voor de medewerker of op de portal voor een externe relatie. Na ondertekenenning krijgt het document een extra blad waarin het complete proces (audittrail) is beschreven. Daardoor staat de rechtsgeldige ondertekening altijd in het dossier bij het document.

Document digitaal ondertekenen AFAS Software PieterBas Automatisering Waste Insight
Voorbeeld van het digitaal ondertekenen van een document in de workflow.

Waarvoor kan de digitale handtekening worden gebruikt.

Digitaal ondertekenen kan in AFAS aan alle vrije dossieritems worden toegevoegd. Een voorbeeld is de indienstmelding in de workflow ‘Sollicitant in dienst’. In dat geval wordt voor het arbeidscontract een vrije workflow en dossieritem toegevoegd, bijvoorbeeld ‘arbeidscontract’. Aan deze flow wordt vervolgens de digitale ondertekening toegevoegd. In Profit heeft al voor meerdere typen dossieritems de digitale ondertekening, zoals het dossier arbeidsvoorwaarden. Ook worden er nog workflows ontwikkeld voor veelvoorkomende processen die digitaal ondertekend kunnen worden, zoals ‘machtiging incasso’.

Hoe handig is het?

Het digitaal ondertekenen is volledig geïntegreerd in de ERP-software van AFAS. Dit betekent dat documenten via het intranet of de portal elektronisch – zonder extra administratieve handelingen – kunnen worden ondertekend. Digitaal ondertekenen van documenten is met één druk op de knop gebeurd. Daarvoor hoeven medewerkers, klanten en leveranciers niet in externe systemen in te loggen.

Wat zijn de voordelen van digitaal ondertekenen?

Het volledige proces verloopt digitaal. Daardoor besparen afvalinzamelaars en -verwerkers kosten op zowel administratieve handelingen als bijvoorbeeld op papier. Omdat digitaal ondertekenen volledig is geïntegreerd in de software, zijn alle stappen inzichtelijk via de workflow-historie. Daardoor is altijd in te zien wie welke stap wanneer in het proces heeft gezet. Ook hoeft er niet meer nodeloos te worden geprint en per post te verzonden. Het proces gaat hierdoor ook sneller. Bovendien draagt dit bij aan de duurzaamheidsdoelen van bedrijven.

Waste Insight werkt als één ICT-systeem

Waste Insight is het hybride ERP-systeem waarmee bedrijven in de Vlaamse en Nederlandse afvalindustrie organisatiebreed al hun processen digitaliseren en automatiseren, zowel de complete afvallogistiek als financials, CRM en HR. AFAS Software en PieterBas Automatisering namen bijna vijf jaar geleden het initiatief tot Waste Insight. De twee kernpartners hebben de afgelopen decennia hun sporen verdiend. AFAS met software voor het automatiseren van administratieve processen, HR en CRM. Met de software van kernpartner PieterBas automatiseren bedrijven in de afvalindustrie al drie decennia al hun logistieke afvalprocessen. Van plannen, het onderweg mobiel afhandelen van orders, onbemand wegen tot en met digitaal factureren. Waste Insight werkt als één ICT-systeem. Zo is er een centrale debiteuren- en verplichtingenadministratie. Chauffeurs die zichzelf in AFAS ziekmelden zijn automatisch in PieterBas geblokkeerd. Alle koppelingen zijn gecertificeerd en worden elke 24 uur getest.

Meer weten?

Bekijk dan de video hieronder. Wilt meer weten hoe Waste Insight werkt voor de afvalindustrie? Lees dan de blogpost met de drie praktijkvoorbeelden of neem contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820, e-mail: acornelisse@waste-insight.nl Of blijf op de hoogte en volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn.

Reageer op dit artikel