Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Excel aan banden leggen om omzet in afvalindustrie te verhogen

28 maart 2018
Hybride ERP, Partners & Relaties,
0 Reacties
Waste-Insight AFAS PieterBas Automatisering snel schakelen kosten besparen extra omzet

Een handig rekenprogramma om op afdelingsniveau snel even zaken door te rekenen of te testen. Dat is de kracht van Excel. Hoewel de applicatie niet is  ontwikkeld om gegevens te delen of om bedrijfsprocessen mee te automatiseren, gebruiken bedrijven Excel daar wel voor. ‘Een ‘klein’ foutje in een spreadsheet is dan snel gemaakt, blijkt uit onderzoek van Marketwatch. In 88 procent van de Excelsheets staan fouten, heeft het onderzoeksbureau becijferd. Automatisering met een (hybride) ERP-systeem vermindert die foutkans aanzienlijk. Bovendien is de informatie altijd actueel. Directie en management kunnen daardoor op basis van de actuele gegevens direct schakelen, zoals het efficiënter inplannen van orders. Daardoor kan met hetzelfde wagenpark meer werk kan worden gedaan. Dat heeft een positief effect, zowel op de omzet als op het bedrijfsresultaat.’

Wilt u ook weten hoe u met dezelfde wagens maandelijks meer omzet kunt halen? Lees dan de post op het Waste Insight-blog.

Het nieuwe aanleren en het oude afleren

Toch wijst de praktijk volgens Cornelisse uit dat medewerkers liever de oude vertrouwde excel-sheet er bij houden. ‘Ook als er al met een nieuw systeem wordt gewerkt.’ Sociaal psycholoog en organisatieadviseur Leike van Oss begrijpt dat wel. ‘Ze zijn daar handiger en slimmer mee dan met het nieuwe systeem. Maar hoe lang mag je oude vaardigheden naast de nieuwe laten bestaan?, is volgens haar de vraag. ‘Als er geen verlies aan continuïteit is, moet je oude systemen zo snel mogelijk weghalen. Het nieuwe aanleren en het oude afleren’, zoals ze dat samenvat. ‘Maar als er een risico is dat de continuïteit onder druk komt te staan, kan het oude systeem nog in de lucht blijven’, vindt ze. ‘Je weet dat er door onwennigheid fouten worden gemaakt.’ Nieuwe systemen moeten volgens haar aansluiten op de patronen van mensen en hun echte werk. Als dit niet zo is, dan is de kans groot dat veel mensen niet doen wat er van ze wordt verwacht. Zo creëer je een systeem naast een systeem. Dan wordt het een techniekje, geen wezenlijke verandering.’

Waste Insight vervangt Excel-bestanden

Medewerkers gebruiken Excel onder meer om rapportages en analyses maken, informatie te delen met collega’s en zelfs om gegevens tussen verschillende applicaties uit te wisselen, weet Cornelisse. ‘Dat kost allemaal onnodig veel tijd en vergroot de foutkans.’ Hij schudt desgevraagd een serie aan voorbeelden uit z’n mouw waaruit blijkt hoe een hybride ERP-systeem als Waste Insight Excel-bestanden kan vervangen. ‘Orders voor extra ledigingen komen bijvoorbeeld automatisch in de desbetreffende route en worden automatisch gefactureerd. Andere voorbeelden zijn de wachturen die automatisch worden geregistreerd, het automatisch aanvragen en bijhouden van verlofdagen. Maar ook het met Waste Insight up-to-date houden van het debiteurenoverzicht, het aantal ledigingen en de lijst met extra ritten of vrachtgewichten. Met Excel is dat veel werk, zijn fouten snel gemaakt en is informatie niet altijd actueel. Bij Waste Insight zijn gegevens altijd up-to-date. Daardoor op basis van de actuele informatie direct kan worden geschakeld. Denk aan het efficiënter inplannen van orders waardoor met hetzelfde wagenpark meer werk kan worden gedaan. Per saldo heeft dat een positief effect op de omzet en daarmee direct op het bedrijfsresultaat.’

Overgang van Excel naar ander systeem grote verandering

De overgang van Excel naar een ander systeem is vaak een grote verandering, blijkt uit een interview met Leike van Oss. Ze ziet daarbij een rol weggelegd voor business controllers. ‘Zij kunnen er voor zorgen dat bij veranderprocessen de juiste criteria worden opgenomen in de planning- en controlcyclus en dat die terugkeren in managementgesprekken.’ Behalve financieel perspectief vraagt die rol volgens haar ook om inzicht in de sociale en wat meer irrationele kant van veranderen. ‘Breng wat méér geduld op voor het sociale proces’, tipt Van Oss. ‘Als controllers dat weten te combineren met strategische doelen, zijn ze van enorme waarde. Een verandering kun je als management niet ‘bestellen’, is de visie van Van Oss. ‘Het is niet zo dat als je iets bedacht hebt, het ook zo gebeurt. Veranderen vraagt om uitproberen en dat wat werkt in het dagelijks handelen te verankeren. Dat heeft tijd nodig. Je kunt er niet zomaar op rekenen dat het wel uit de mensen zelf komt. Zij willen er hard aan werken. Hoe een beoogde verandering moet worden, kunnen ze zich moeilijk voorstellen. Het tot stand brengen van verandering vraagt daarom van managers dat ze er bij moeten blijven, over de gewenste verandering blijven praten. Het liefst zo praktijkgericht mogelijk. Medewerkers willen ook graag terug praten als het niet werkt. Dan moet je als manager wel thuis geven.’

Waste Insight werkt als één ICT-systeem

Waste Insight is een initiatief van twee oer-Hollandse familiebedrijven: AFAS Software en PieterBas Automatisering. De twee kernpartners hebben de afgelopen decennia hun sporen verdiend. AFAS met software voor het automatiseren van administratieve processen, HR en CRM. Met de software van kernpartner PieterBas Automatiseren kunnen bedrijven al hun logistieke afvalprocessen automatiseren. Van plannen, het onderweg mobiel afhandelen van orders, onbemand wegen met de WeegApp tot en met digitaal factureren. Waste Insight werkt als één ICT-systeem. Zo is er een centrale debiteuren- en verplichtingenadministratie. Ook worden chauffeurs die zichzelf in AFAS ziekmelding automatisch in PieterBas geblokkeerd. Alle koppelingen zijn gecertificeerd en worden elke 24 uur getest.

Meer weten?

Lees dan op het Waste Insight-blog het interview met Leike van Oss of de post waarom Excel handig is, maar toch flinke risico’s met zich meebrengt.

Wilt u ook weten welke mogelijkheden Waste Insight biedt? Neem dan contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl Een overzicht van de koplopers in de afvalindustrie die al kozen voor Waste Insight vindt u op de klantenpagina.

Of blijf op de hoogte en volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn.

0 Reacties
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Zou graag je gedachten willen weten, s.v.p. laat een reactie achter.x
()
x