Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Excel is handig, maar brengt flinke risico’s met zich mee

7 februari 2018
Hybride ERP, Partners & Relaties,
0 Reacties
Excel ERP-systeem Waste Insight AFAS inspireert beter ondernemen afvalindustrie PieterBas Automatisering

Minder werk, minder fouten en altijd een actueel overzicht van belangrijke gegevens. Van dat voordeel profiteren bedrijven als ze hun logistieke afvalprocessen en administratieve processen automatiseren met een (hybride) ERP-systeem, weet salesmanager Arjen Cornelisse van Waste Insight. Toch ziet hij in de praktijk nog vaak dat medewerkers veel gegevens bijhouden in excel. Om rapportages en analyses maken, om informatie te delen met collega’s maar zelfs om gegevens tussen verschillende applicaties uit te wisselen. ‘Dat kost allemaal onnodig veel tijd en vergroot de kans op fouten. Excel is een handig rekenprogramma om op afdelingsniveau snel even zaken door te rekenen of te testen. Maar het is niet ontwikkeld om gegevens te delen. En al helemaal niet om bedrijfsprocessen mee te automatiseren.’

Wilt u ook weten waarom medewerkers de oude vertrouwde excel-sheet er bij houden, ook als er al met een nieuw systeem wordt gewerkt? Lees dan het interview met sociaal psycholoog Leike van Oss post op het Waste Insight-blog.

Marktkrimp bleek groei

Dat een fout met Excel in een klein hoekje zit, blijkt uit een praktijkvoorbeeld waar AFAS over schrijft. Door een ‘klein’ foutje in een Excel-spreadsheet bleek een voorspelde marktkrimp van -1,0 procent, uiteindelijk een groei van +2,2 procent te zijn. In 88 procent van de Excelsheets staan fouten, heeft financieel onderzoeksbureau Marketwatch becijferd. Toch gebruiken financials het programma nog massaal. Het is een gebruiksvriendelijk en krachtig programma om veel data mee te verwerken en reeksen statistische bewerkingen mee uit te voeren, is daarvoor de verklaring van hoofd softwaretechniek Jauco Noordzij van OGD ict-diensten. Excel op afdelingsniveau gebruiken, gaat volgens hem prima. Maar het gaat fout als die ene sheet over een langere periode en/of op meerdere plekken in de organisatie wordt gebruikt. ‘De sheet is vaak door de deskundige gemaakt, Anderen hebben niet de kennis om daar op dezelfde manier mee te werken.’

Waste Insight vervangt excel-bestanden

Arjen Cornelisse van Waste Insight onderschrijft de opmerkingen van Noordzij. Het professioneel automatiseren van processen die nu nog worden bijgehouden in excel levert volgens hem legio voordelen op. Hij schudt desgevraagd een serie aan voorbeelden uit z’n mouw waaruit blijkt hoe Waste Insight excel-bestanden kan vervangen. Orders voor extra ledigingen komen bijvoorbeeld automatisch in de desbetreffende route. Ze worden ook automatisch gefactureerd met als opmerking op de nota: ‘extra lediging’. ‘Alle uitzonderingssituaties zitten standaard in de software van PieterBas, kernpartner van Waste Insight. De software voert ook automatisch een controle uit. Excel doet dat niet.’

Op basis van de actuele gegevens direct schakelen

Als andere voorbeelden noemt Cornelisse wachturen die automatisch worden geregistreerd, het automatisch aanvragen en bijhouden van verlofdagen. Maar ook het met Waste Insight up-to-date houden van het debiteurenoverzicht, het aantal ledigingen, en de lijst met extra ritten of vrachtgewichten. ‘Bedrijven die dat met excel doen, moeten alle gegevens met de hand bijhouden. Dat is niet alleen veel werk, fouten kunnen makkelijk worden gemaakt. Bovendien is informatie niet altijd actueel. Bij Waste Insight is dat wel zo. Directie en management kunnen daardoor op basis van de actuele gegevens direct schakelen. Bijvoorbeeld  door orders efficiënter te plannen waardoor met hetzelfde wagenpark meer werk kan worden gedaan. Per saldo heeft dat een positief effect op de omzet en daarmee direct op het bedrijfsresultaat.’

Waste Insight werkt als één ICT-systeem

Waste Insight is een initiatief van twee oer-Hollandse familiebedrijven: AFAS Software en PieterBas Automatisering. De twee kernpartners hebben de afgelopen decennia hun sporen verdiend. AFAS met software voor het automatiseren van administratieve processen, HR en CRM. Met de software van kernpartner PieterBas Automatiseren kunnen bedrijven al hun logistieke afvalprocessen automatiseren. Van plannen, het onderweg mobiel afhandelen van orders, onbemand wegen met de WeegApp tot en met digitaal factureren. Waste Insight werkt als één ICT-systeem. Zo is er een centrale debiteuren- en verplichtingenadministratie. Ook worden chauffeurs die zichzelf in AFAS ziekmelding automatisch in PieterBas geblokkeerd. Alle koppelingen zijn gecertificeerd en worden elke 24 uur getest.

Meer weten?

Lees dan ‘waarom excel zijn beste tijd heeft gehad, en iedereen het toch gebruikt‘ op de website van AFAS, kernpartner van Waste Insight.

Wilt u ook weten welke mogelijkheden Waste Insight biedt? Neem dan contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl Of volgt Waste Insight op Twitter of LinkedIn.

0 Reacties
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Zou graag je gedachten willen weten, s.v.p. laat een reactie achter.x
()
x