Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Facturatie en debiteurenbeheer stroomlijnen verbetert cashflow: 7 tips

14 februari 2019
Financials, Partners & Relaties,
0 Reacties
Creditmanagement Waste Insight AFAS Software PieterBas Automatisering

Factureer direct na levering of afronding van werkzaamheden. Dit is een van de tips voor een effectief creditmanagement. Ook het complete proces stroomlijnen in een workflow- van order tot en met debiteurenbeheer – draagt daar aan bij. Zorg voor strakke lijnen, is dan ook het advies. Mede daardoor worden factureren eerder betaald. Zelfs binnen 30 dagen. Dit bericht de website ‘Inspireert beter ondernemen’ van AFAS Software, samen met PieterBas Automatisering kernpartner van Waste Insight.

Meer weten? Lees dan: 7 tips voor effectief creditmanagement.

1: direct na oplevering factureren

Verstuur de factuur direct na levering. Snel factureren heeft, behalve op de cashflow, ook invloed op het verdere verloop van het debiteurenbeheer. Treuzelen kan uitstralen dat betaling als tegenprestatie voor werkzaamheden niet belangrijk is. Waarom zou een klant dan haast maken? Vraag ook om betaling. Klanten vinden het de normaalste zaak van de wereld. De wet steunt bedrijven daar ook in met een maximale betalingstermijn van 60 dagen. Al blijft de EU-norm om binnen 30 dagen te betalen leidend. Korter kan en mag altijd.

2: zorg voor een strakke opvolging

Er zijn afnemers die standaard expres te laat betalen. Het bedrijf fungeert dan als bank. Ze beseffen dat een relatie het contact niet snel in gevaar wil brengen door de vordering uit handen te geven. Bovendien kunnen daar onnodig hoge kosten mee zijn gemoeid. Het advies aan bedrijven is om zich hier niet door te laten intimideren – vooral de kleinere niet. Blijf bij een strakke opvolging. Grote kans dat een factuur niet onderop de stapel belandt, maar naar boven verhuist.

3: leg afspraken vast

De situatie is anders als er afspraken worden maakt over een leverancierskrediet. Oftewel: uitgestelde betaling. Dat is voor de afnemer een vorm van kortlopend vreemd vermogen. Het aantal dagen dat een zakelijke afnemer uitstel krijgt, is van meerdere factoren afhankelijk, zoals omloopsnelheid van de voorraad. Een maximum van 90 dagen is niet ongebruikelijk.

4: zorg voor regelmaat

Bij creditmanagement zijn regelmaat en een vast stramien belangrijk. Consequent zijn, zorgt er voor dat klanten betaling niet kunnen ontlopen. De facturatie en het debiteurenbeheer van A tot Z automatiseren, draagt daar ook aan bij. Als een verstuurde factuur na de vervaldatum niet is betaald, kan er bijvoorbeeld na vijf dagen of een week automatisch een herinnering uit. Na vijftien dagen of drie weken volgt de tweede herinnering. En na 30 dagen de laatste. Dan kan een juridische incassoprocedure worden gestart. Maak dat al kenbaar in de laatste aanmaning. Door deze werkwijze is het voor een klant duidelijk dat het zo standaard bij het bedrijf werkt.

5: creëer inzicht

Een geautomatiseerd incassotraject heeft meerdere voordelen. Het levert behalve rust ook managementinformatie op. Een klant met een ‘slappe’ betalingsmoraal, is een signaal dat er financiële problemen kunnen zijn en dat er een potentieel een risico is. De veranderingen in het betalingsgedrag die het systeem signaleert, kan dan aanleiding zijn actie te ondernemen. Dat kan door bijvoorbeeld bij een externe partij informatie over een klant in te winnen Een geautomatiseerde debiteurenadministratie laat bovendien zien hoe groot de financiële risico’s zijn en helpt om te bepalen of daar al dan niet op moet worden sturen.

6: bouw een dossier op

Het kan zijn dat een klant niet betaalt omdat er een verhaal achter ‘zit’. Dat kan gaan om een geschil over (de hoogte van) een factuur of ontevredenheid over een prestatie. Breng het probleem van de klant snel in kaart en los het op zodat er weer betalingen kunnen worden geïnd. Houd daarbij alle informatie bij de hand over een order of bestelling. Als het hele traject van order tot betaling in één workflow zit, is alle informatie direct boven water als de klant belt over een aanmaning. Beter nog is om daar niet op te wachten. Bel zelf even en los het op. Lukt dat niet direct, dan kan dat telefoontje wel een reden zijn om betaling te bespoedigen.

7: stap over op digitaal factureren

Digitaal factureren heeft als voordeel dat uitgaande facturen bij de ontvanger rechtstreeks de boekhouding ingaan, automatisch worden geboekt en op de juiste plaats gezet. Omdat het papierwerk verleden tijd is en er niet meer hoeft te worden gemaild, gaat dat snel. VNO-NCW en MKB Nederland hebben becijferd dat een digitale factuur tot wel 80 procent sneller wordt geboekt. Dat zou de BV Nederland 750 miljoen euro schelen.

Waste Insight werkt als één ICT-systeem

Waste Insight is het hybride ERP-systeem waarmee bedrijven in de Vlaamse en Nederlandse afvalindustrie organisatiebreed al hun processen digitaliseren en automatiseren, zowel de complete afvallogistiek als financials, CRM en HR. AFAS Software en PieterBas Automatisering namen ruim vijf jaar geleden het initiatief tot Waste Insight. De twee kernpartners hebben de afgelopen decennia hun sporen verdiend. AFAS met software voor het automatiseren van administratieve processen, HR en CRM. Met de software van kernpartner PieterBas automatiseren bedrijven in de afvalindustrie al drie decennia hun logistieke afvalprocessen. Van plannen, het onderweg mobiel afhandelen van orders, onbemand wegen tot en met digitaal factureren. Waste Insight werkt als één ICT-systeem. Zo is er een centrale debiteuren- en verplichtingenadministratie. Chauffeurs die zichzelf in AFAS ziek melden zijn automatisch in PieterBas geblokkeerd. Alle koppelingen zijn gecertificeerd en worden elke 24 uur getest.

Meer weten?

Wilt u weten welke mogelijkheden Waste Insight u biedt? Neem dan contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl Wilt u weten welke koplopers in de afvalindustrie al kozen voor Waste Insight? Kijk dan op de klantenpagina.

Of blijf op de hoogte en volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn.

Reageer op dit artikel