Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Forecast: sturen op beperkt aantal KPI’s

7 oktober 2015
Business Intelligence, Geen onderdeel van een categorie,
0 Reacties

Informeren over toekomstige kansen en risico. Dat is de meerwaarde van een forecast. Dit stelt commercieel directeur Bernard-Paul Hakkenberg van AFAS Software. ‘Een op de reële situatie gebaseerde forecast behoort tot de kern van het performance managementproces’, stelt hij in een interview met het AFAS-blog. ‘Maar hoe haal je het maximale uit een forecast?’ Hakkenberg ziet daarbij direct een grote uitdaging: het bepalen van de indicatoren die relevant zijn voor een onderneming. ‘Variabelen zijn belangrijk voor een goede forecast, maar als het er te veel zijn leidt dat vertragingen en fouten.’ Stel daarom doelen die reëel zijn zodat bedrijven weten waar ze op sturen en waarom ze dat doen’, is zijn advies.

KPI’s beperken

‘De verleiding is groot om heel veel KPI’s in een forecast mee te nemen’, ziet hij in de praktijk. ‘Je krijgt dan teveel metertjes waar je naar gaat kijken. AFAS gebruikt voor sales vijf indicatoren.’ Dat houdt het volgens hem overzichtelijk. ‘Anders maak je van commerciële mensen administrateurs. Houd het daarom simpel en zorg dat het bij het werk van die persoon hoort.’ Anders ontstaat er volgens hem een spanningsveld tussen financiën die het liefst zoveel mogelijk wil weten en sales die daar geen tijd voor heeft. ‘De uitdaging is om uit te zoeken wat belangrijk is voor het hele bedrijf en toch nog werkbaar voor de commerciële afdeling’, aldus de AFAS-directeur.

Jaarlijkse forecast

Hakkenberg pleit voor een jaarlijkse forecast waarbij de doelstelling en budgetten voor sales worden vastgesteld. Hij is geen voorstander van een zogeheten rolling forecast, waarbij gedurende het jaar steeds een nieuwe forecast wordt gemaakt. ‘Je moet niet halverwege de wedstrijd de regels gaan veranderen. Als een salespersoon het goed doet en halverwege het jaar 50 procent boven budget zit, moet je niet ineens zijn doelstelling gaan verhogen. Dat werkt demotiverend’, vindt hij. Wel moeten volgens hem de KPI’s in de forecast regelmatig worden bijgesteld op basis van de actuele ontwikkelingen. ‘Wij vervangen jaarlijks een grote KPI of finetunen KPI’s. Voor marketing is bijvoorbeeld de kwaliteit van de afspraken erg belangrijk’, geeft hij als voorbeeld. ‘Als de gestelde doelen zijn bereikt, wordt die KPI niet meer gemeten, maar gaan we over naar het volgende. Dit is een jaarlijks aandachtspunt’, aldus Hakkenberg. ‘Bij sales gebeurt dit maandelijks.’

Goede data

Een goed softwaresysteem is erg belangrijk voor de betrouwbaarheid van de forecast, stelt hij. ‘Kies daarom voor een uniforme en eenduidige manier van werken, bij voorkeur binnen ėén systeem of systemen die met elkaar communiceren. Daardoor hoeven er achteraf geen controles en aanpassingen plaats te vinden.’ De betrouwbaarheid van data noemt hij als andere belangrijke factor om tot een goede forecast te komen. ‘Bedrijven denken vaak dat hun database op orde is, maar die moet wel steeds up-to-date zijn. De kwaliteit van data neemt drastisch toe als iedereen in hetzelfde systeem werkt waardoor wijzigingen maar één keer hoeven te worden ingevoerd. Op het moment dat de data niet in orde is, ontstaat er discussie over de forecast en verliest deze aan kracht.’

Lees ook: B.P. Hakkenberg, AFAS: ‘Geen omkijken naar gecertificeerde koppeling’ Waste Insight

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Waste Insight?  Neem dan contact op met met Arjen Cornelisse, e-mail: acornelisse@waste-insight.nl

Reageer op dit artikel