Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

HR-software kiezen in de afvalindustrie: vijf handige stappen

15 augustus 2017
HRM & payrolling, Partners & Relaties,
0 Reacties
HR-software Waste Insight AFAS Software PieterBas Automatisering

Een goed informatiesysteem is onmisbaar voor een professionele HR-afdeling. De vraag is welke HR-software aansluit bij zowel de strategische doelen van HR-afdeling als de organisatie. Vooral in de afvalindustrie waar met name bij grotere organisaties de resourceplanning essentieel is voor continuïteit van de werkzaamheden. Alleen een optimaal werkende resourceplanning garandeert de beschikbaarheid van personeel en daarmee die van de chauffeurs. Ook tijdens vakantieperiodes en bij de eventuele inhuur van externe chauffeurs. Maar welke processen moeten worden gestroomlijnd – lees verbeterd – om dat te realiseren en welke rol wil je dat HR daarin speelt? AFAS Software, samen met PieterBas Automatisering kernpartner van Waste Insight, geeft daarvoor tips in vijf handige stappen.

1: HR-processen in kaart brengen

In beeld krijgen wat een organisatie met HR-software wil bereiken is een belangrijk uitgangspunt voor het selectieproces. Breng de ambities en doelen van de HR-afdeling en de organisatie in kaart. Dit kan aan de hand van een business case. Daaruit kan blijken wat de essentie van HR moet zijn. Is dat bijvoorbeeld de noodzaak van de HR-afdeling om meer kwaliteit te leveren of verschuift de focus naar een meer strategische rol? Zich op processen is daarvoor essentieel. Denk aan aan on- en offboarding, verlof en verzuimmeldingen, maar ook werving en selectie. Waar worden vacatures geplaatst, wie beslist dat en waar komen kandidaten daadwerkelijk de organisatie binnen?

2: Leren van best practices

Na het in kaart brengen van de bestaande processen, is de logische daarop volgende vraag of dit binnen het nieuwe HR-systeem ook zo moet. De huidige manier van werken hoeft per definitie niet de beste te zijn. Houd niet vast aan het oude, maar sta open voor best practices uit de afvalindustrie, is het advies. Implementatie van nieuwe HR-software is bij uitstek hét moment om organisatieprocessen te verbeteren. Softwareleveranciers kunnen adviseren over het optimaal benutten van de functionaliteiten in HR-software. Ze kennen meerdere organisaties, kunnen goed vergelijken, en beoordelen wat werkt en wat niet. Zo zien we dat bij particuliere afvalinzamelaars ziekmeldingen bijvoorbeeld hoofdzakelijk door de directe manager in behandeling worden genomen terwijl bij overheidsgedomineerde de HR-afdeling dit doet.

3: Essentiële informatie in HR-software

Een nieuw HR-systeem moet informatie zichtbaar maken, zowel voor HR als voor medewerkers, managers als de directie. Breng in een selectietraject ook in kaart welke informatie er ontbreekt en of het lang duurt totdat gegevens boven water zijn. Denk aan verzuimpercentages en openstaande verlofsaldo’s voor het management en salarisstroken en personeelsdossiers voor individuele medewerkers. Vraag de softwareleverancier ook wat de rapportagemogelijkheden zijn die standaard in het pakket zijn ingebouwd. In een gespannen arbeidsmarkt waar het moeilijk is om chauffeurs te vinden is een overzicht met verwachte pensioneringen erg handig bij het plannen van werving- en selectiecampagnes.

4: Oriëntatie en keuzes

Een belangrijke stap in het selectieproces van nieuwe HR-software is inventariseren van het aanbod. Informatie verzamelen kan via websites over HR-technologie en vergelijkingssites die alle functionaliteiten van verschillende leveranciers op een rijtje zetten. Ook leveranciers informeren over het HR-proces waar zij oplossingen voor bieden. Als bekend is welke ontwikkelingen en oplossingen er worden aangeboden, kunnen leveranciers worden uitgenodigd voor presentaties. Stel op dat moment de juiste vragen, naar de visie op HRM, salarisverwerking voor de komende jaren en de trends in de markt. Wees kritisch: werkt de leverancier met de eigen software, kan deze uit eigen ervaring vertellen wat de plus- en minpunten zijn en zijn er referenties van klanten uit de afvalindustrie. Vraag ook om een demonstratie. Dat geeft niet alleen een indruk hoe de HR-software werkt, maar laat ook zien hoe de medewerkers er op reageren.

5: Voorbereiden op implementatie

Een goede leverancier is een ware allrounder die ondersteunt bij de implementatie, een sparringspartner die thuis is in de afvalindustrie en op basis van bewezen successen processen kan optimaliseren. Dat is niet voldoende. Implementatie kan pas een succes worden als medewerkers zich ook verdiepen in de nieuwe HR-software. Ze kunnen daardoor vragen uit de organisatie beantwoorden en het optimalisatieproces doorzetten, ook na de implementatie. Weten hoe medewerkers ten opzichte van de geplande veranderingen staan, is daarbij essentieel. Bij de implementatie van nieuwe HR-software  gaat het vaak meer om het veranderproces dat medewerkers doormaken dan dat het een technische uitdaging is.

Meer weten?

Bekijk de video of kijk in het dossier ‘HRM en payrolling’. Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Waste Insight biedt? Neem dan contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl

Of volgt Waste Insight op Twitter of LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Reageer op dit artikel