Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Inkoop in control: 5 stappen (video)

11 mei 2016
Financials, Geen onderdeel van een categorie,
0 Reacties
Inkoop in control AFAS Software Waste Insight PieterBas Automatisering hybride ERP-systeem

Strategisch nadenken over regelmatig terugkerende inkoopprocessen. Dat brengt structuur in de inkoop en voorkomt onnodige fouten en kosten. Een voordeel is ook dat budgetten worden vastgelegd waardoor afdelingen op budget blijven. Het afsluiten van een contract met één of meerdere leveranciers geeft de medewerkers bovendien inzicht in de mogelijkheden die er zijn.

Een gestroomlijnd inkoopproces bestaat uit vijf stappen, blijkt uit een overzicht op de AFAS-website.

1: budgetteren
Zonder budget geen goede financiële administratie. luidt het credo. Bepaal daarom als eerste de reservering voor het inkoopproces. Bedrijven hebben daardoor altijd inzicht en kunnen de bedragen vergelijken met wat er daadwerkelijk is ingekocht. Het instellen van signalen zorgt er voor dat de verantwoordelijke steeds weet of kosten hoger uitvallen dan gepland.

2: selecteer leverancier en leg contracten vast
Selecteer één of meerdere leveranciers voor het inkoopproces en maak duidelijke afspraken. Het gemaakte contract kan in de AFAS-software worden vastgelegd en beheerd. Het advies is om aan medewerkers duidelijk te maken dat dit de leveranciers zijn waarbij ze  producten of diensten mogen afnemen.

3: aanvraag, bestelling en levering
Een inkoopproces wordt makkelijker met workflows waarin alleen de keuzes staan die met de leverancier zijn afgesproken. Voorwaarde is dat product of diensten altijd voor dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit worden geleverd.

4: matching en betaling
Het advies is om direct nadat de aanvraag is gedaan een verplichting aan te maken. Zodra de factuur is geaccordeerd, wordt deze gematcht met de verplichting; het daaraan gekoppelde budget en de betaling kunnen dan direct worden verwerkt.

5: strategisch inzicht
Strategisch nadenken over het inkoopproces betekent tussentijd inzicht kunnen hebben in de stand van zaken. Wordt bijvoorbeeld binnen de budgetten gebleven. Of wordt er buiten de bestaande contracten om ingekocht en moeten daarvoor nieuwe contracten worden gemaakt? Het zijn voorbeelden van vragen waarop bedrijven antwoord krijgen door de interactieve dashboards in de AFAS-software.

Lees ook:
Een strategische benadering van je inkoopproces bespaart tijd en geld!

Meer weten?
Ga dan naar de AFAS-website of bekijk de video.

Reageer op dit artikel