Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering
Baetsen Groep Waste Insight PieterBas Automatisering AFAS Software efficiënter werken duurzaam ondernemen kosten besparen service verhogen

Baetsen Groep

Het aantal bedrijfskritische softwarepakketten aanzienlijk terugbrengen: van 12 naar drie. Dat realiseerde de Baetsen Groep door de organisatiebrede automatisering met Waste Insight. Het bedrijf heeft de logistieke processen geautomatiseerd met PieterBas (afvalinzameling en recycling) en Talis (transport en kraanverhuur) en alle administratieve processen met AFAS. Door de bewuste keuze voor drie hoofdpakketten is het applicatiebeheer aanzienlijk afgenomen en daarmee de ICT-kosten. Door optimalisering van het gebruik van deze drie applicaties kon de Baetsen Groep bovendien bedrijfsbreed alle processen, communicatie en papierstromen digitaliseren en automatiseren. Door de zo gerealiseerde kwaliteits- en efficiëntieslag kan het bedrijf verder groeien en professionaliseren.

Winstpunten Waste Insight voor de Baetsen Groep:

Afname van ICT-beheer door reductie van het aantal softwarepakketten:
* Minder licentie- en onderhoudskosten
* Minder applicatie- en databasebeheer, onder meer van updates en koppelingen
* Minder storingen en daarmee uitval

Kwaliteits- en efficientieverbetering door:
* Minder onnodig dubbel administratief werk, daardoor meer werk doen met dezelfde mensen
* Door digitale communicatie minder fouten, misverstanden en daardoor herstelwerkzaamheden
* Medewerkers hebben meer tijd voor klanten, daardoor een hoger serviceniveau
* Klanten worden digitaal beter en sneller geïnformeerd

Duurzamer ondernemen door:
* Veel minder papierverbruik voor formulieren, bonnen en andere documenten
* Minder transportkilometers en daardoor minder brandstof en CO2-uitstoot

Familiebedrijf Baetsen

De Baetsen Groep is een familiebedrijf dat in 1960 werd opgericht door Thieu Baetsen. Behalve het inzamelen van bedrijfs- en huishoudelijk afval met afzet- en rolcontainers en recycling, levert het bedrijf vandaag de dag een groot aantal andere diensten, waaronder transport, kraanverhuur, bouwstoffen en grond- en sloopwerken. Baetsen heeft een modern park van 150 ‘trekkende eenheden’, waaronder trekkers, aanhangers en opleggers. De basis van Baetsen ligt in Brabant met vestigingen in Veldhoven, Son. Er is ook een vestiging in het Limburgse Echt. 

Duurzaam ondernemen
Duurzaamheid staat bij de Baetsen Groep hoog in het vaandel. Jaarlijks wordt bijna één miljoen ton aan afval gerecycled tot grondstoffen voor hergebruik. De uitdaging is om oude materialen weer een nieuw leven te geven. Het bedrijf zet daarvoor vol in op innovatieve state-of-the-art recyclingtechnologie. Baanbrekend is bijvoorbeeld het ZEN gerobotiseerde recyclingsysteem waarmee het bedrijf in 2012 wereldwijd de eerste was. 

Daarnaast zet Baetsen vol in op een duurzame en milieuvriendelijke bedrijfsvoering. Zo wordt gebruik gemaakt van elektrische kranen bij de voorscheiding en worden sinds 2010 voornamelijk voertuigen ingezet die rijden op groen gas. Ook is er veel aandacht voor automatisering en digitalisering waardoor het mes in de papierberg kan en er minder onnodige transportkilometers worden gereden. Dit alles heeft er toe geleid dat de Baetsen Groep gecertificeerd is op niveau 3 van de MVO Prestatieladder voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Professionalisering van een sterk groeiende organisatie

De Baetsen Groep wil de huidige groei ook de komende jaren blijven voortzetten om zo de koppositie in de markt verder uit te bouwen. De focus ligt daarbij sterk op verdere professionalisering en een duurzame bedrijfsvoering. Digitalisering en automatisering zijn belangrijke pijlers onder deze strategische koers. 

Lagere beheerkosten door minder softwarepakketten
In 2012 gebruikte Baetsen nog tussen de 12 en 14 softwarepakketten om bedrijfskritische processen te automatiseren, wordt duidelijk uit een video over het bedrijf. Om het ICT -beheer te verminderen heeft Baetsen heel bewust voor Waste Insight, gekozen. ‘PieterBas voor het automatiseren van de wasteprocessen in de recycling en containers en AFAS voor alle administratieve processen’, aldus controller Jack Sillekens in een video over dit project. Afname van het aantal softwarepakketten resulteert in een daling van de licentie- en onderhoudskosten en afname van het applicatie- en databasebeheer. Ook hoeven er minder updates te worden geïnstalleerd en getest, zijn er minder koppelingen en daalt het aantal storingen en daarmee de uitval.

Kwaliteits- en efficiëntieverbetering door professionalisering
Door het stroomlijnen van processen en de single point of entry van data daalt het aantal fouten, neemt de dubbele invoer af en is er minder werk. De beoogde professionalisering en effciëntieverbetering kan hierdoor met dezelfde mensen worden gedaan. Belangrijk is ook dat medewerkers zo meer tijd hebben voor de klanten waardoor de klanttevredenheid toeneemt. Bovendien zijn alle documenten digitaal voor handen en is de actuele status van informatie altijd beschikbaar. Vragen van klanten kunnen daardoor snel en adequaat beantwoord worden. Per saldo kan daardoor ook nog eens het serviceniveau van het bedrijf omhoog.

Duurzaam ondernemen
Alle documenten in de afvalinzameling en -verwerking zijn gedigitaliseerd. Het gaat om de drie belangrijkste papierstromen: de transportbon/begeleidingsbrief, de weegbon en de facturen., waaronder de rittenlijst, begeleidebrief, weegbon en factuur. Dagelijks hoeven er zo’n 700 bonnen te worden geprint: 300 begeleidingsbrieven en 400 weegbonnen. Dat scheelt papier en is daardoor duurzamer. Het levert de Baetsen Groep ook een flinke kostenbesparing op. Omdat er ook minder handling is, kunnen medewerkers sneller en makkelijker werken. Dat draagt bij aan de beoogde kwaliteits- en efficiëntieslag.

Automatisering en digitalisering met Waste Insight

De Baetsen Groep is al jarenlang klant van PieterBas en koos in 2013 voor bedrijfsbrede automatisering met Waste Insight, het hybride ERP-systeem van AFAS en PieterBas. Alle wasteprocessen en bijbehorende documenten in de afvalinzameling en -verwerking zijn gedigitaliseerd en geautomatiseerd met PieterBas. De financiële administratie en salarisadministratie wordt volledig in AFAS gedaan.

PieterBas Automatisering
Alle logistieke afvalprocessen zijn geautomatiseerd met PieterBas, zoals de internetportals waar klanten orders voor containerswissels kunnen aanmelden en het inplannen van orders. Rittenlijsten en opdrachten gaan, inclusief de correcte  EBA, de elektronische begeleidingsbrief afval, naar de boordcomputers van Groeneveld. Chauffeurs beschikken daardoor altijd over het juiste geleidebiljet, ook bij een spoedorder of een gewijzigde opdracht. Omdat ze daardoor tussendoor niet meer naar kantoor hoeven voor een nieuw geleidebiljet, scheelt dat kilometers. Ook dit draagt daarom bij aan de duurzaamheidsdoelen van de Baetsen Groep. Met de WeegApp die draait op de boordcomputer kunnen chauffeurs zelf vrachten onbemand wegen. Op de locatie in Son gebruiken ze daarvoor de Weegkiosk, een interactief scherm om onbemand te wegen. Vooraanmelding van de vracht gebeurt digitaal met de EBA. Als een chauffeur op de weegbrug staat, hoeft hij alleen maar een order uit de lijst te kiezen om te kunnen wegen. Na elke onbemande weging worden alle gegevens automatisch klaargezet om digitaal te factureren. Alle betrokken partijen in de afvalketen beschikken daardoor direct over de weeggegevens. Omdat gewichten niet meer met de hand ‘overgeklopt’ hoeven te worden, worden er minder fouten gemaakt. Dat scheelt correctiewerk en draagt daarmee ook bij aan de beoogde kwaliteits- en efficiëntieslag.

AFAS Software
Openstaande posten worden volautomatisch verwerkt in het verkoopboek van AFAS, inclusief de digitale facturen. Hierdoor beschikt de debiteurenbewaking over alle relevante documenten. Ook verplichtingen van bijvoorbeeld ingehuurde auto’s of verwerkingskosten worden doorgeboekt naar de verplichtingenadministratie in AFAS. Inkomende facturen kunnen hierdoor eenvoudig worden gecontroleerd. De Baetsen Groep gebruikt AFAS ook voor de personeels- en de salarisadministratie. Hierdoor is een duur externe salarisbureau overbodig. Bovendien kunnen medewerkers via de AFAS-portal InSite vrije dagen aanvragen of zich ziek melden. De workflows in AFAS maken interne briefjes en handtekeningen van managers overbodig. Door de integratie met PieterBas zijn zieke of vrije medewerkers direct niet meer beschikbaar op de planning. Daardoor kan er snel en adequaat vervanging worden geregeld.

Waste Insight werkt als één ICT-systeem

Waste Insight is het hybride ERP-systeem van AFAS en PieterBas waarmee alle operationele én administratieve processen van Vlaamse en Nederlandse afvalinzamelaars en verwerkers bedrijfsbreed worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Door de  verregaande integratie van AFAS en PieterBas werkt Waste Insight als één ICT-syteem. ‘Debiteuren die zijn aangemaakt in AFAS worden automatisch doorgeschoten naar PieterBas’, geeft bedrijfsleider Richard Leemans als voorbeeld. ‘Andersom werkt het net zo makkelijk: facturen voor orders die in PieterBas zijn aangemaakt, versturen we naar de klant en komen automatisch in het debiteurenbeheer van AFAS. Daardoor kan de debiteurenbewaking er altijd voor zorgen dat facturen op tijd worden betaald.’

Door de gecertificeerde koppeling tussen de partners AFAS en PieterBas zijn bedrijven ervan verzekerd dat de koppelingen altijd blijven werken, ook als er bijvoorbeeld een functionaliteit wordt toegevoegd. Bedrijven hebben er daardoor geen omkijken naar en ook geen kosten voor het anders zo dure maatwerk.

Wilt u meer weten over Waste Insight bij de Baetsen? Lees dan de post op het Waste Insight-blog.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Waste Insight biedt? Neem dan contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl

Of volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn en blijft op de hoogte van alle ontwikkelingen.

Jack Sillekens