Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering
Swartjes Transport tablet boordcomputer WeegApp mobiel werken PieterBas Automatisering

Swartjes Transport

Op kantoor, de planning, weegbrug én administratie snel en makkelijk werken met een kleine bezetting. Met als doel verder groeien zonder dat de kosten uit de hand lopen. Dat kan Swartjes Transport met Waste Insight, het hybride ERP-systeem voor de Nederlandse afvalindustrie. Het familiebedrijf uit Nijmegen heeft daarmee alle operationele en administratieve processen geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Door de gecertificeerde koppeling tussen kernpartners PieterBas Automatisering en AFAS Software werkt Waste Insight als één ICT-systeem. Hierdoor zijn alle operationele en administratieve bedrijfsprocessen verregaande geïntegreerd.

Winstpunten Waste Insight voor Swartjes Transport:

1: Kosten besparen
– Geen papieren weegbonnen, geleidebiljetten en facturen meer aanschaffen en printen
– Minder kilometers rijden door beter plannen
– Geen onnodige ritjes voor ophalen geleidebiljetten op kantoor
– Boetes voorkomen door nauwkeurig werken volgens wet- en regelgeving en vergunningen
– Facturen sneller versturen én innen

2: Efficiënter werken! Zoveel mogelijk processen automatiseren
– Geen dubbel werk door single point of entry
– Minder tijdverlies door efficiënte communicatie met chauffeurs via boordcomputers
– Minder fouten door geautomatiseerde gegevensverwerking
– Vakantie- en verlofdagen automatisch aangevraagd, gecontroleerd én verwerkt

Swartjes Transport: 50 jaar familiebedrijf

Swartjes Transport is een familiebedrijf, gespecialiseerd in onder meer afvalverwerking en -inzameling, transport, overslag en handel in (secundaire) bouwstoffen. Al meer dan een halve eeuw en drie generaties is het bedrijf actief in de regio Nijmegen. Er werken zo’n 25 mensen. Swartjes rijdt met 10 auto’s en zamelt met 600 afzetcontainers bouw-, sloop- en bedrijfsafval in. Ook heeft het bedrijf een eigen zand- en grindopslag en een gecertificeerde grondbank waar per jaar zo’n 10.000 ton grond wordt opgeslagen en verwerkt.

Innovatieve koploper in het MKB
Swartjes is een van de meest innovatieve MKB-bedrijven in de Nederlandse afvalindustrie dat nieuwe technologieën snel vertaalt in praktische toepassingen. Zo ontwikkelde het bedrijf zelf een laadsysteem om kabel- en portaalarmcontainers in te zamelen met dezelfde wagen. Swartjes gaat er prat op nieuwe mogelijkheden in automatiseringen en digitalisering snel op te pikken. Zo ging het bedrijf bijvoorbeeld als een van de eersten rijden met de tablet-boordcomputer, inclusief digitale begeleidingsbrief. Ook speelde het bedrijf snel in op de digitale trend om de papieren weegbon, geleidebiljetten en facturen te vervangen voor digitale versies.

Kosten besparen en uitbreiden zonder extra personeel

Swartjes werkt op kantoor en de werf met een klein gedreven team dat kwaliteit en service hoog in het vaandel heeft. Om continu aan die hoge eisen te kunnen voldoen, ligt de focus op kosten besparen en efficiënter werken waardoor Swartjes kan uitbreiden zonder extra personeel.

Minder papier én minder transporturen en kilometers
Om kosten te besparen zette Swartjes het mes in de papierberg. Dat scheelt enorm in de aankoop van papieren geleidebiljetten, weegbonnen briefpapier, enveloppen én porto. Daarnaast streeft men ernaar om auto’s en chauffeurs zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dat scheelt flink in de transportkilometers en -uren en vermindert bovendien de CO2-uitstoot.

Effectief debiteurenbeheer voor optimale cash flow
Een optimale cash flow is een belangrijk aandachtspunt. Swartjes werkt daar aan door de tijd tussen uitvoering van werkzaamheden en de betaling ervan zo kort mogelijk te houden. Een effectieve debiteurenbewaking is daarvoor cruciaal.

Meer doen met dezelfde mensen
Swartjes streeft er continu naar om geen onnodig werk te hoeven doen; dubbel invoerwerk wordt daarom zoveel mogelijk voorkomen. Ook wil men (invoer)fouten tot een minimum beperken om zo ook het tijdrovende herstel ervan zo veel mogelijk te voorkomen. Daarnaast is er alleen waar nodig persoonlijke overleg en communicatie, gegevens moeten zoveel mogelijk automatisch digitaal uitgewisseld worden.

Alle processen geautomatiseerd en gedigitaliseerd

Swartjes is sinds 2006 klant van PieterBas en sinds 2015 van Waste Insight. Alle logistieke processen rond de afvalinzameling en verwerking zijn geautomatiseerd door PieterBas. De financiële administratie en salarisadministratie wordt volledig in AFAS gedaan.

PieterBas: logistieke afvalprocessen
Orders worden direct vanuit de planning in PieterBas doorgezet naar de tablet-boordcomputer, inclusief alle digitale documenten zoals rittenlijsten en geleidebiljetten. Omdat er zo beter kan worden gepland én flexibeler kan worden gewerkt, wordt de capaciteit van het materieel optimaal benut. De chauffeur weegt de vracht zelf op zijn tablet. Dat is belangrijk omdat de planner ook de weegmeester is en niet alles tegelijk kan doen. Het gewicht wordt direct na het wegen klaar gezet voor facturatie. Daardoor kan er dagelijks worden gefactureerd en worden nota’s eerder betaald.

AFAS: financials en salarissen
Swartjes gebruikt AFAS voor de salarisadministratie en de financiële administratie. Meerdere werkzaamheden zijn geautomatiseerd, zoals het verwerken van bankafschriften, het mailen van aanmaningen en het digitaal accorderen van inkoopfacturen. Daarmee komt veel handwerk te vervallen. Dat scheelt werk en tijd. Ook komt elke factuur die is verstuurd vanuit PieterBas, komt automatisch beschikbaar als een openstaande post in de debiteurenbewaking van AFAS. De openstaande nota is compleet in te zien, inclusief de daadwerkelijk verstuurde factuur in PDF en bijbehorende digitale weegbonnen. Het bedrijf kan ook de directe kosten, zoals een te verwachte factuur voor afvalverwerking, vanuit PieterBas in AFAS opnemen als een verplichting. Op deze manier is er altijd actueel inzicht in de bedrijfsresultaten.

Bijzonder: Integratie planning en tablet-boordcomputer 

Swartjes omarmde als één van de eersten bedrijven in de Nederlandse afvalindustrie de tablet-boordcomputer van PieterBas. Met deze app voor elk type tablet en elk besturingssysteem, iOS, Android of Windows, kan de chauffeur onderweg mobiel de orders afhandelen. De chauffeurs kan vanuit één scherm alle taken uitvoeren; van start order, het binnenhalen van de digitale begeleidingsbrief op basis van de open standaard EBA (elektroniche geleidebiljet afval), het uitvoeren van de order, onbemand wegen, tot en met het gereedmelden van de opdracht. De tablet-boordcomputer is volledig geïntegreerd met de backoffice van de PieterBas. De chauffeur krijgt z’n orders volautomatisch van de planning door. De planner wordt op zijn beurt via status-updates continue op de hoogte gehouden van de voortgang.

Swartjes Transport tablet-boordcomputer mobiel werken tablet WeegApp PieterBas Automatisering

>> Foto: Minder schrijfwerk en het scheelt tijd. Dat zijn volgens chauffeur Bert van Swartjes de belangrijkste voordelen van de tablet-oplossing van PieterBas. ‘Als er een order tussendoor komt, stuurt de planner die naar mijn tablet. Toen we nog alleen met papier reden, moest ik eerst terug naar kantoor om een nieuw geleidebiljet op te halen of ik vulde ‘m zelf in. Dat kostte niet alleen veel tijd, maar de kans op fouten is dan ook groter waardoor je bij controle onderweg een boete riskeert. Omdat de gegevens voor elke order nu rechtstreeks uit PieterBas komen, is dat risico er niet meer.’ Op de foto kijken Guido van der Zand van PieterBas naar de het verloop van een order op de tablet van chauffeur Bert van Swartjes.

Waste Insight: gecertificeerd hybride ERP-systeem

Waste Insight is het hybride ERP-systeem van kernpartners AFAS Software en PieterBas Automatisering om processen bedrijfsbreed in de Nederlandse afvalindustrie te automatiseren en te digitaliseren. Door de gecertificeerde koppeling werkt Waste Insight als één bedrijfsbreed ICT-systeem. Bedrijven zijn er van verzekerd dat de koppeling altijd blijft werken, ook bij een update, upgrade of als er bijvoorbeeld functionaliteit wordt toegevoegd. Bedrijven hebben er daardoor geen omkijken naar en ook geen kosten voor het anders zo dure maatwerk.

Lees ook:
Tablet-boordcomputer scheelt tijd en geld
B.P. Hakkenberg, AFAS: ‘Geen omkijken naar gecertificeerde koppeling Waste Insight’

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Waste Insight biedt? Neem dan contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl

Of volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn en blijft op de hoogte van alle ontwikkelingen.

Twan Klein, planner