Met digitale begeleidingsbrief efficiënter werken om kosten te besparen

Een substantiële besparing. Dat kan door het papieren geleidebiljet te vervangen door de digitale versie. Behalve dat er door vermindering van de administratieve lasten veel ‘papierwerk’ verdwijnt, kunnen bedrijven hun werkprocessen veel efficiënter inrichten. Dat scheelt tijd en daarmee geld; voor alle betrokken partijen in de afvalketen. Behalve dat draagt digitalisering ook bij aan de duurzaamheidsdoelen van bedrijven in de Nederlandse afvalindustrie.

Efficiëntie door digitalisering

Gebruik van papieren geleidebiljetten is duur. Transport en Logistiek Nederland gaat uit van een bedrag van zeven euro per biljet. Daar zit alles in: het papier, de handling, planning van orders, extra werk als er orders tussendoor komen en het archiveren. Door digitalisering van het geleidebiljet neemt de handling aanzienlijk af. Dat scheelt werk en daarmee geld. Efficiëntie wordt ook bereikt doordat de digitale begeleidingsbrief op basis van de order automatisch wordt ingevuld en meegestuurd naar de wagen. Door digitale vooraanmelding van een order op de weegbrug kan er ook sneller worden gewogen. Bedrijven die vrachten aanmelden op basis van de open standaard EBA, de elektronische begeleidingsbrief afval, kunnen wegen en registreren, onafhankelijk van de ICT-systemen van de betrokken partijen.

Lees ook: wasteprocessen digitaliseren: afvalstromen efficiënter met afzetcontainers inzamelen

Hogere servicegraad

Met de digitale begeleidingsbrief vervalt er extra werk als er onverwachts een order tussendoor komt. Chauffeurs hoeven niet terug naar de werf om nieuwe begeleidebiljetten op te halen; de planner kan ze makkelijk toewijzen aan de dichtstbijzijnde wagen. Spoedorders kunnen daardoor snel worden afgehandeld waardoor bedrijven klanten beter van dienst kunnen zijn. Met de digitale begeleidingsbrief zijn data en bijbehorende documenten, zoals de weegbon, altijd en overal in de organisatie digitaal beschikbaar; actueel en volledig. Vragen van klanten kunnen daardoor snel en adequaat worden beantwoord. Per saldo kan daardoor het serviceniveau van het bedrijf omhoog. 

Bijdragen aan duurzaamheidsdoelen

De digitale begeleidingsbrief en EBA dragen bij aan de duurzaamheidsdoelen van bedrijven. Omdat papier wordt vervangen door digitale informatie worden er minder kilometers gereden waardoor de CO₂-uitstoot daalt. Bovendien neemt de foutkans af waardoor er minder risico is op boetes die kunnen oplopen tot 2.500 euro per verkeerd ingevuld begeleidebiljet. Voor bedrijven die werken aan MWO-certificering is dat mede een reden voor invoering van de digitale begeleidingsbrief. Baetsen draagt met een milieuverantwoord bedrijfsbeleid bij aan een duurzame samenleving. ‘Digitalisering van de papierstromen is daarvoor geen verplichting’, aldus Tom Bazelmans en Jack Sillekens. ‘Maar we willen wel laten zien dat we echt milieubesparend handelen door papier te vervangen door digitale informatie.’

Lees ook: Baetsen maakt efficiëntieslag met digitale documenten

Ordertraject digitaliseren

De digitale begeleidingsbrief en EBA draaien op elk type boordcomputer of tablet. Orders komen volautomatisch bij de chauffeur binnen terwijl tegelijkertijd de planning via een status-update continue wordt geïnformeerd over de voortgang van orders. Ook die ‘digitale wisselwerking’ levert nog eens efficiëntievoordelen op: er kan helemaal digitaal worden gereden waardoor de administratieve romp-slomp aanzienlijk afneemt. De digitale begeleidingsbrief en EBA zijn geïntegreerd in de mobiele werkomgeving van PieterBas Automatisering, samen met AFAS Software kernpartner van Waste Insight. Het gehele traject is gedigitaliseerd; van het inplannen van de order tot en met het onbemand wegen met de WeegAppen het automatisch terugmelden van het gewicht aan de betrokken ketenpartners. Op kantoor kan het gewicht worden gekoppeld aan de order om die klaar te zetten voor facturatie. De boordcomputer biedt bovendien de mogelijkheid tot urenregistratie met salarisvoorloop. Op basis daarvan kan er in de salarisadministratie van AFAS automatisch een salarisstrook worden aangemaakt.

Meer weten?

Lees dan de blogposts in het dossier ‘Digitalisering’, bekijk de video hier onder of een van de andere video’s over digitalisering en mobiel werken. Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Waste Insight biedt? Neem dan contact op met Arjen Cornelisse, telefoon (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl Of blijf op de hoogte en volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn.