Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Met workflow verlof aanvragen: chauffeur automatisch geblokkeerd in planning

2 oktober 2018
Partners & Relaties,
0 Reacties
Workflows verlof aanvragen smartphone app Waste Insight AFAS Software PIeterBas Automatisering

Een chauffeur die zelf met een app op z’n smartphone verlof heeft aangevraagd en daarna automatisch wordt geblokkeerd in het planningssysteem. Het is een bekend voorbeeld van een workflow in de afvalindustrie. Het systeem gebruikt gegevens in het beslisproces waardoor werkprocessen sneller gaan en een deel van de werkzaamheden achterwege kan blijven. Door deze automatiseringsslag is er minder handling. Dat scheelt tijd die werknemers kunnen gebruiken voor andere werkzaamheden. Bovendien is een workflow altijd up-to-date en op elk moment in te zien, zowel door het management als werknemers die daardoor op elk moment inzicht hebben in de verlofdagen.

>> Afbeelding: voorbeeld van een workflow, het aanvragen van  verlof. Een workflow maken is niet ingewikkeld. Bedrijven kunnen dat zelf doen op basis van een standaard workflow.

Chauffeur geblokkeerd in planning

Een workflow is een repeterend werkpatroon dat vooraf is vastgelegd in het ICT-systeem. De flow beschrijft de werkzaamheden die de medewerkers in een vaste volgorde uitvoeren. Door taken met workflows te automatiseren worden processen gestandaardiseerd. Met als voordeel dat ze feilloos en efficiënt worden uitgevoerd. Daardoor is de kans op fouten kleiner, zwerven er geen takenlijstjes door de organisatie en is er minder e-mailverkeer. Workflows bieden ook milieuvoordelen omdat het mes in de papierberg kan. Daardoor sneuvelen er geen bomen, neemt het aantal gereden transportkilometers af en daalt de CO2-uitstoot. Een voorbeeld van een workflow is het aanvragen van verlof via de PC, laptop of een app op een smartphone. De eindverantwoordelijke krijgt automatisch een melding dat het verlof is aangevraagd en kan dat via hetzelfde workflow goedkeuren. Het verlofsaldo van de medewerker wordt hierdoor aangepast en het verlof wordt geregistreerd. Daarmee is voor die periode de werknemer automatisch ook in het systeem geblokkeerd, zoals in de afvalindustrie de chauffeur die niet meer beschikbaar is in de planning.

Verlof lang vooraf inplannen en op anticiperen

In de afvalindustrie worden workflows voor verlofaanvraag zowel gebruikt door inzamelaars van huishoudelijk afval als bedrijven die bedrijfsafval inzamelen en verwerken. Voorbeelden zijn Avalex, Spaarnelanden en GP Groot. In de praktijk blijkt dat ze daar vaak mee starten omdat ze zo veel mogelijk digitaal willen werken. Met workflows kan dit omdat processen geautomatiseerd worden afgehandeld, zonder tussenkomst van medewerkers. Gemeentelijke inzamelaars van huishoudelijk afval kiezen ook voor workflows omdat in het systeem meerdere CAO’s kunnen worden vastgelegd. Bovendien is het gebruiksvriendelijk voor medewerkers. Ook het langer vooruit kunnen plannen is een reden waarom bedrijven in de afvalindustrie voor workflows kiezen. Omdat medewerkers daardoor lang van te voren hun vakantie aanvragen, kan een inzamelaar of verwerker daar tijdig op inspelen door bijvoorbeeld in een bepaalde periode chauffeurs in te huren via een uitzendbureau.

Voordelen van workflows:

  • De afhandeling van een proces is niet afhankelijk van een medewerker maar van verantwoordelijkheden
  • Taken kunnen makkelijk worden overgedragen of gedelegeerd, bijvoorbeeld omdat een collega iets moet uitzoeken
  • Door het gebruik van de workflow wordt er automatische een dossier aangelegd waardoor makkelijk is na te gaan wat er is gedaan of afgesproken
  • Medewerkers en externe gebruikers kunnen reacties invullen bij een workflow. Zo ontstaat een discussieplatform waarmee een dossier wordt gevormd over de afhandeling van de workflow. Dat is belangrijk als je later na te kunnen kijken waarom bepaalde beslissingen onderweg zijn genomen

Waste Insight werkt als één ICT-systeem

Waste Insight is het hybride ERP-systeem waarmee bedrijven in de Vlaamse en Nederlandse afvalindustrie organisatiebreed al hun processen digitaliseren en automatiseren, zowel de complete afvallogistiek als financials, CRM en HR. AFAS Software en PieterBas Automatisering namen bijna vijf jaar geleden het initiatief tot Waste Insight. De twee kernpartners hebben de afgelopen decennia hun sporen verdiend. AFAS met software voor het automatiseren van administratieve processen, HR en CRM. Met de software van kernpartner PieterBas automatiseren bedrijven in de afvalindustrie al drie decennia al hun logistieke afvalprocessen. Van plannen, het onderweg mobiel afhandelen van orders, onbemand wegen met de WeegApp tot en met digitaal factureren. Waste Insight werkt als één ICT-systeem. Zo is er een centrale debiteuren- en verplichtingenadministratie. Ook worden chauffeurs die zichzelf in AFAS ziekmelden automatisch in PieterBas geblokkeerd. Alle koppelingen zijn gecertificeerd en worden elke 24 uur getest.

Meer weten?

Wilt u meer weten over workflows? Kijk dan op de website van Waste Insight-kernpartner AFAS Software, lees de post op  het Waste Insight-blog of bekijk de video hieronder. Wilt meer weten hoe Waste Insight werkt voor de afvalindustrie? Lees dan de blogpost met de drie praktijkvoorbeelden. Of neem contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl Wilt u weten welke koplopers in de afvalindustrie al kozen voor Waste Insight? Kijk dan op de klantenpagina.

Of blijf op de hoogte en volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn.

Reageer op dit artikel