Minder werk en daardoor tijd beschikbaar voor andere werkzaamheden. Dat kan door terugkomende taken te automatiseren met een HR-systeem. Dit bericht de website van AFAS, samen met PieterBas Automatisering kernpartner van Waste Insight. Dat noemt 10 voorbeelden van routine-werkzaamheden waardoor de personeels- en salarisadministratie minder werk heeft.

1: onboarding

Veel werkzaamheden rond het in dienst treden van een nieuwe werknemer kunnen worden geautomatiseerd. Voorbeelden zijn het invoeren van persoonlijke gegevens, opstellen van een contract en digitale ondertekening. Ook kunnen de IT-afdeling en de facilitaire dienst automatisch worden ingelicht over een computer, telefoon en werkplek. Dit kan per nieuwe medewerker wekelijks een tijdsbesparing van een paar uren opleveren.

2: bijwerken persoonlijke gegevens werknemers

Werknemer zelf hun gegevens laten bijhouden scheelt werk en voorkomt fouten. Denk aan het doorvoeren van adreswijzigingen, wijzigen van bankrekeningen of het aanpassen van de huwelijkse staat.

3: verlofaanvragen registeren

Met een HR-systeem kunnen verlofdagen automatisch worden berekend en vragen werknemer zelf dagen aan. Dat scheelt het werk en tijd die het kost om verlofdagen van een werknemer in te kloppen en uit te rekenen.

4: verzuim registeren en controleren

Ook het proces om medewerkers te begeleiden die (langdurig) uit de running zijn, kan worden geautomatiseerd. Van de eerste ziekmelding tot de WIA-aanvraag. Het systeem geeft automatisch aan wanneer en welke stappen moeten worden genomen.

5: salarisstrook verstrekken

Het verstrekken van een digitale loonstrook – die automatisch, na de salarisronde wordt verstuurd – levert niet alleen tijdwinst op, het bespaart ook nog eens papier en portokosten.

6:  declaraties verwerken

Medewerkers voeren online of met een app op hun smartphone zelf declaraties in. Na goedkeuring van de manager(s), worden met een druk op de knop toegevoegd aan de salarisbetaling. Ook wordt automatisch de specificatie op de loonstrook verantwoord.

7: CV’s: selecteren en doorsturen

Kandidaten kunnen via de website op een vacature reageren. Dit wordt automatisch verwerkt door het recruitmentsysteem waar een manager kan inloggen om na te gaan wie er is geïnteresseerd. Via dit systeem kunnen ook uitnodigingen of afwijzingen worden verstuurd.

8: nakomen functionerings- en beoordelingsgesprekken

Een HR-systeem kan een manager herinneren aan het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, de vorige beoordelingen laten bekijken en de nieuwe beoordeling laten vastleggen. Ook kan eventueel het salaris worden aangepast.

9: rapportages maken

Slimme rapportagetools kunnen met een druk op de knop de juiste data uit het systeem halen en grafisch weergeven. Hierdoor beschikt management en directie altijd over de juiste cijfers en ook nog eens uit verschillende systemen.

10: salarissen uitbetalen

Payrollsoftware heeft vaak de CAO-afspraken ‘ingebakken’, waardoor die automatisch op het salaris worden toegepast. Hetzelfde geldt voor bruto-netto berekeningen. Zo hoeven alleen de uitzonderingen worden ingevoerd en kan daarna met een druk op de knop de salarissen worden berekend.

Waste Insight werkt als één ICT-systeem

AFAS Software en PieterBas Automatisering namen bijna vijf jaar geleden het initiatief tot Waste Insight, het hybride ERP-systeem voor de afvalindustrie. De twee kernpartners hebben de afgelopen decennia hun sporen verdiend. AFAS met software voor het automatiseren van administratieve processen, HR en CRM. Met de software van kernpartner PieterBas automatiseren bedrijven in de afvalindustrie al drie decennia al hun logistieke afvalprocessen. Van plannen, het onderweg mobiel afhandelen van orders, onbemand wegen met de WeegApp tot en met digitaal factureren. Waste Insight werkt als één ICT-systeem. Zo is er een centrale debiteuren- en verplichtingenadministratie. Ook worden chauffeurs die zichzelf in AFAS ziekmelden automatisch in PieterBas geblokkeerd. Alle koppelingen zijn gecertificeerd en worden elke 24 uur getest.

Meer weten?

Wilt u ook weten welke mogelijkheden Waste Insight biedt? Neem dan contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl Wilt u weten welke koplopers in de afvalindustrie al kozen voor Waste Insight. Kijk dan op de klantenpagina.

Of blijf op de hoogte en volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn.