Waste Insight
The hybrid ERP solution powered by AFAS software PieterBas Automatisering

Workflow inkoopfacturen verwerken: standaard profiteren van een betalingskorting

26 oktober 2018
Partners & Relaties,
0 Reacties
Workflow inkoopfacturen verwerken administratie Waste Insight AFAS Software PieterBas Automatisering

Standaard profiteren van een betalingskorting op een factuur. Dat voordeel hebben bedrijven die hun inkoopfacturen inboeken en verwerken met een workflow. Na binnenkomst en inscannen gaan de inkoopfacturen in die ze automatisch door het en betalingsproces leidt. Voor afvalinzamelaars en –verwerkers die per jaar meer dan 10.000 inkoopfacturen ontvangen, is een workflow inkoopfacturen rendabel, zegt salesmanager Arjen Cornelisse van Waste Insight. ‘Omdat inkoopfacturen sneller worden verwerkt, betalen bedrijven eerder. Dat scheelt onnodige kosten omdat ze daardoor de betalingskorting niet mislopen.’

Workflow inkoopfacturen verwerken administratie Waste Insight AFAS Software PieterBas Automatisering

>> Afbeelding: voorbeeld van een worklflow inkoopfacturen.

Betaling staat klaar in AFAS

Een workflow is een repeterend werkpatroon dat vooraf is vastgelegd in het ICT-systeem. De flow beschrijft de werkzaamheden in een vaste volgorde. Ook biedt het de mogelijkheid om processen door de organisatie te volgen. Bij inkoopfacturen is dat bijvoorbeeld de inboeking, beoordeling en akkoordering, en vrijgave voor betaling. Relaties kunnen ook zelf via een webportal een inkoopfactuur als PDF insturen die de workflow daarna verder afhandelt. Bedrijven richten een flow zelf makkelijk in op basis van een standaard workflow. Ze kunnen daarin bijvoorbeeld vastleggen of een inkoopfactuur door één of meer eindverantwoordelijken moet worden goedgekeurd. Na accoord staat de inkoopfactuur klaar voor betaling, is er automatisch een openstaande post gecreëerd en de inkoopfactuur toegevoegd aan het dossier. Om te betalen volstaat het aanvinken van de betreffende post. Ook kan de workflow zo worden ingericht dat het systeem een betalingsvoorstel doet. Het handmatig inboeken van inkoopfacturen komt daarmee te vervallen.

Geschikt voor alle bedrijven in de afvalindustrie

Vrijwel alle Waste Insight-klanten gebruiken de workflow voor het accorderen van inkoopfacturen, waaronder Spaarnelanden, de Van Kaathoven Groep en de Beelen Groep. Ze kiezen daarvoor omdat ze af wilden van de stroom aan papieren  inkoopfacturen. Met de workflow inkoopfacturen bieden zij de inkoopfactuur digitaal aan bij de budgethouders die daarna vervolgens ook in de workflow een akkoord kan geven. Na accoord van de laatste eindverantwoordelijk, wordt de inkoopfactuur automatisch betaalbaar gesteld en meegenomen in het betaalbestand.

Voordelen workflows:

  • Processen zijn gestandaardiseerd waardoor ze feilloos en efficiënt worden uitgevoerd, en er minder kans is op fouten
  • Er zwerven geen takenlijstjes door de organisatie en is er minder e-mailverkeer
  • Inkoopfacturen kunnen worden aangeboden vanuit verschillende softwarepaketten voor factuurverwerking, nadat er een boeking in AFAS wordt aangemaakt start ook de workflow
  • UBL-inkoopfacturen worden direct verwerkt in AFAS
  • Bij het vastleggen van de inkoopfactuur is voor de organisatie zichtbaar bij wie de inkoopfactuur ter beoordeling staat
  • De factuur is digitaal beschikbaar vanuit onder meer het grootboek, crediteurenoverzicht, het dagboek en de balans
  • Via de workflowhistorie is inzichtelijk wie wanneer wat heeft gedaan met de inkoopfactuur (complete audit trail)
  • Het mes kan in de papierberg, daardoor sneuvelen er geen bomen, neemt het aantal gereden transportkilometers af en daalt de CO2-uitstoot

Waste Insight werkt als één ICT-systeem

Waste Insight is het hybride ERP-systeem waarmee bedrijven in de Vlaamse en Nederlandse afvalindustrie organisatiebreed al hun processen digitaliseren en automatiseren, zowel de complete afvallogistiek als financials, CRM en HR. AFAS Software en PieterBas Automatisering namen bijna vijf jaar geleden het initiatief tot Waste Insight. De twee kernpartners hebben de afgelopen decennia hun sporen verdiend. AFAS met software voor het automatiseren van administratieve processen, HR en CRM. Met de software van kernpartner PieterBas automatiseren bedrijven in de afvalindustrie al drie decennia al hun logistieke afvalprocessen. Van plannen, het onderweg mobiel afhandelen van orders, onbemand wegen tot en met digitaal factureren. Waste Insight werkt als één ICT-systeem. Zo is er een centrale debiteuren- en verplichtingenadministratie. Chauffeurs die zichzelf in AFAS ziekmelden zijn automatisch in PieterBas geblokkeerd. Alle koppelingen zijn gecertificeerd en worden elke 24 uur getest.

Meer weten?

Wilt u meer weten over workflows? Kijk dan op de website van Waste Insight-kernpartner AFAS Software, lees de post op  het Waste Insight-blog of bekijk de video hieronder. Wilt meer weten hoe Waste Insight werkt voor de afvalindustrie? Lees dan de blogpost met de drie praktijkvoorbeelden. Of neem contact op met Arjen Cornelisse, tel. (024) 3585820 of e-mail: acornelisse@waste-insight.nl Wilt u weten welke koplopers in de afvalindustrie al kozen voor Waste Insight? Kijk dan op de klantenpagina.

Of blijf op de hoogte en volg Waste Insight op Twitter of LinkedIn.

Reageer op dit artikel